هدف اصلی طرح توجیهی، ارائه‌ی دلایل منطقی و مبتنی بر شواهد برای انجام یک مجموعه اقدام مشخص است. این طرح نشان می‌دهد که چرا تغییر یا سرمایه‌گذاری پیشنهادی باید انجام شود و چگونه منافع مورد انتظار آن، از هزینه‌ها، ریسک‌ها و تلاش‌های لازم فراتر می‌رود.

به زبان ساده، طرح توجیهی به این پرسش کلیدی پاسخ می‌دهد که
«چرا باید این کار را انجام دهیم؟»

.

مطابق با BABOK، یک طرح توجیهی مؤثر باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:
1- منطقی بودن: تصمیم‌گیرندگان باید بتوانند استدلال و زنجیره‌ی منطقی بین نیاز، راهکار و منافع را دنبال کنند.
2- رسمی بودن: باید در قالب یک سند رسمی تهیه و ارائه شود تا مبنای تصمیم‌گیری سازمان قرار گیرد.
3- کاربردی بودن: در موقعیت‌های مختلف از جمله تعریف نیاز، تعیین خروجی‌های مطلوب، ارزیابی ریسک‌ها و ارائه‌ی راهکار به‌کار می‌رود.
4- قابل‌اندازه‌گیری بودن: شامل تحلیل مالی دقیق از هزینه‌ها، منافع و ارزش‌های ملموس و ناملموس است.

.

اجزای اصلی طرح توجیهی در BABOK

1- ارزیابی نیاز 

در قلب هر طرح توجیهی، یک نیاز، مسئله یا فرصت قرار دارد.
تحلیلگر کسب‌وکار ابتدا باید به روشنی نشان دهد که سازمان با چه مشکلی روبه‌رو است یا چه فرصتی برای بهبود در دست دارد.

در این مرحله:
مسئله یا فرصت شناسایی و تعریف می‌شود؛
اهداف کسب‌وکار مرتبط با نیاز مشخص می‌گردند؛
ارتباط بین نیاز و استراتژی‌های کلان سازمان تبیین می‌شود.
ارزیابی نیاز، موتور محرک کل طرح است؛ زیرا بدون درک دقیق از نیاز، هیچ راهکار یا تصمیمی مبنای منطقی نخواهد داشت.

.

2- خروجی‌های مطلوب 

پس از تعریف نیاز، باید مشخص شود چه نتایجی قرار است حاصل شود.
خروجی‌های مطلوب در واقع بیانگر «وضعیت آینده‌ی مطلوب» هستند، یعنی شرایطی که اگر راهکار با موفقیت پیاده شود، سازمان به آن خواهد رسید.

نکات کلیدی:
خروجی‌ها باید قابل اندازه‌گیری باشند تا بتوان میزان موفقیت را سنجید.
خروجی‌ها باید مستقل از راهکار تعریف شوند؛ یعنی ابتدا باید هدف را شناخت، سپس راه رسیدن به آن را طراحی کرد.
این خروجی‌ها در طول پروژه و پس از اجرا باید بازبینی شوند تا اطمینان حاصل شود که اهداف به‌درستی برآورده شده‌اند.

به‌عنوان مثال:
افزایش رضایت مشتریان به میزان ۲۰٪ در شش ماه آینده، کاهش هزینه‌های عملیاتی تا ۱۵٪، یا افزایش بهره‌وری نیروی انسانی به میزان ۱۰٪.

.

[مقاله کامل متدولوژی در سازمان؛ موتور تحول  ↵]

.